(Ngoquyen.haiphong.gov.vn) - Chủ tịch UBND thành phố vừa ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 02/4/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Nhằm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục; quản lý thống nhất, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn, Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã

a) Chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử thành phố và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của Sở Nội vụ và người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Tổ chức thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có theo quy định. Tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào thì phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó; trong đó, thống kê đầy đủ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn; hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tại cơ quan, đơn vị, địa phương. (Báo cáo gửi Sở Nội vụ tổng họp trước ngày 11/4/2025).

d) Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh về Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử thành phố tạm thời quản lý tài liệu khác cho đến khi thực hiện xong việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

đ) Chỉ đạo đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ, bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử thành phố hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

e) Bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực cần thiết và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

g) Đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

h) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

i) Thực hiện hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền thực hiện các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại cơ quan, đơn vị, địa phương để bảo đảm công tác văn thư, luu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xểp tổ chức bộ máy.

k) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới kịp thời chỉ đạo: Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử thành phố, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử thành phố xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh.

Giao thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ trong việc thực hiện các nhiệm vụ tại Chỉ thị này và các văn bản có liên quan khác đảm bảo tiến độ, chất lượng được giao.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

b) Chủ trì, phối hợp cùng Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu với Ủy ban nhân dân thành phố bố trí đủ nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử thành phố xác nhận.

c) Tham mưu với Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng phương án tổ chức lại Lưu trữ lịch sử Nhà nước ở cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, trình cấp có thẩm quyền thẩm định và tổ chức thực hiện.

d) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử thành phố

- Chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố;

- Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu toàn thành phố, tham mưu báo cáo cơ quan có thẩm quyền các cấp; đề xuất dự toán kinh phí bảo đảm thực hiện nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu quy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.

- Đối với tài liệu, cơ sở lưu trữ dữ liệu của cơ quan, tổ chức trung ương đóng trên địa bàn, thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu theo Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.

đ) Sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý (khi có hướng dẫn của Bộ Nội vụ), phê duyệt đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống.

e) Thường trực hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

g) Làm đầu mối tổng hợp, tham mưu với Ủy ban nhân dân thành phố báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.

3. Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố; các cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao chỉ đạo các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện:

a) Bảo đảm an toàn tài liệu dữ liệu trong hệ thống. Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.

b) Thống kê, gửi Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống bảo đảm sự đồng bộ, tránh trùng lặp.

c) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, kịp thời thực hiện một sô nhiệm vụ sau:

- Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ thống hoạt động thông suốt.

- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó không để gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống.

- Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử thành phố hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

4. Công an thành phố

a) Kịp thời thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức được giữ lại và thông báo, bàn giao kịp thời về Lưu trữ lịch sử thành phố.

b) Khẩn trương ban hành văn bản hướng dẫn quản lý tài liệu mật trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Bố trí lực lượng, phối hợp với Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ các phòng, kho tập kết bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu.

5. Sở Tài chính

Căn cứ vào khả năng cân đối của ngân sách thành phố, Sở Tài chính tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí cho các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo quy định.

6. Giao Thành đoàn Hải Phòng

Bố trí lực lượng thanh niên xung kích hỗ trợ cơ quan, tổ chức, chính quyền địa phương thực hiện thống kê, đóng gói, vận chuyển, bảo vệ an toàn, bàn giao tài liệu cho Lưu trữ lịch sử thành phố hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sừ thành phố; Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này./.